Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.gaaspar.com, via le logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le site »), GAASPAR est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.
La présente politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles de GAASPAR (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « données personnelles »), sur le site, par GAASPAR, agissant en qualité de responsable du traitement.
Dans le cadre de la navigation sur la Plateforme Edenred Meyclub, accessible par connexion directe ou via le Site, EDENRED FRANCE S.A.S est responsable du traitement. Une politique de protection des données décrit les traitements effectués par EDENRED FRANCE S.A.S dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme : https://www.meyclub.com/fr/personal-data/protection
Conformément au principe de minimisation, GAASPAR ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
GAASPAR peut recueillir des données personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise.
Les données recueillies indirectement par GAASPAR via le service des ressources humaines sont :
le nom, le prénom, l’identifiant, le service ou le lycée de rattachement, la date d’arrivée et de départ de la collectivité, le statut et la position (congés, mise à disposition, détachement, type de contrat…), ainsi que les coordonnées professionnelles du bénéficiaire.
Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.
Les données traitées par GAASPAR, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :
a) Pour l’identification de l’agent :
nom, prénom, date de naissance, coordonnées personnelles ;
b) Pour la situation familiale :
– personnes ayants droit : nom, prénom, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants, scolarité des enfants, livret de famille pour les enfants, avis d’imposition pour le conjoint pour connaître sa ligne 14 ;
c) Pour les éléments professionnels :
– matricule interne, date d’embauche, service, statut ; site et date de sortie également
d) Pour la situation financière :
– montants de revenus d’activité (avis d’imposition) ;
– références du compte bancaire (RIB) et mandat SEPA.
Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif.
Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé.
e) Pour les prestations offertes :
– nature de la prestation : pour les voyages à l’étranger et activités de groupe en France nécessitant un transport : une pièce d’identité adaptée à la destination et aux exigences du prestataire (carte d’identité ou passeport) ;
Les traitements de données personnelles mis en œuvre par GAASPAR, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :
- Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
- Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
- Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …
Prestations pouvant être proposées :
GAASPAR ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.
GAASPAR est amené à conserver certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :
Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
Les justificatifs en cas de prêts aux salariés (exemple : éléments de la Banque de France) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, sauf si la durée de remboursement est plus longue ;
Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.
Les destinataires des données personnelles traitées par GAASPAR sont :
- EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Edenred Meyclub.
- Cabinet RSM, expert-comptable
- Fournisseur de prestations sociales et d’activités de loisirs
GAASPAR s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
GAASPAR veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.
Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux données personnelles vous concernant, auprès de GAASPAR en envoyant votre demande :
par courriel à l’adresse : gaaspar@auvergnerhonealpes.fr
par courrier postal à : Association GAASPAR – 101, cours Charlemagne – CS20033 – 69269 LYON cedex 02
Concernant les traitements liés à l’utilisation de la Plateforme Edenred Meyclub, vous pouvez exercer vos droits auprès de EDENRED FRANCE S.A.S :
par courriel à l’adresse : rgpd-dpo@prowebce.com
par courrier postal à : EDENRED FRANCE S.A.S - Délégué à la protection des données personnelles – 166 – 180 Boulevard Gabriel Péri 92240 Malakoff)
Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.
Pour en savoir plus sur notre politique de protection des données personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante :
Association GAASPAR – 101, cours Charlemagne – CS20033 – 69269 LYON cedex 02
GAASPAR est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.